효과적인 파일 관리와 데이터 백업 테크닉

 

 

지금 우리 컴퓨터에는 얼마나 많은 문서들이 저장되어 있을까? 100개? 200개? 사용자에 따라 다르겠지만 컴퓨터를 오래 사용할수록, 사회생활의 경험이 많아질수록 데이터가 많아지는 것은 누구나 같을 것이다. 이렇게 데이터가 많아지게 되면 원하는 파일 찾기가 어려워진다. 데이터를 효과적으로 관리하기 위해서는 파일이 적을 때부터 체계적으로 분류하고 관리하는 습관이 필요하다. 또한, 컴퓨터에 파일이 저장될 때 사용되는 하드디스크는 불안정한 기기인데다가 소모품이다. 2~3년 이상 사용하다보면 고장날 수 있다. 그러므로 이 파일들을 때때로 별도로 백업해서 보관하는 것이 좋다. 효과적인 파일 관리 테크닉을 알아보자.

 

 

	1. 파일과 폴더 작명의 테크닉

파일을 효과적으로 관리하는 것은 책상 위를 깔끔하게 치우는 것과 같다. 책상 위가 정리 정돈이 잘 되어 있고 서류가 제자리에 있다면 업무를 볼 때 편리하고 주변 사람들도 그 자리의 주인에 대해 남다른 시각으로 볼 것이다. 파일 역시 마찬가지다. 컴퓨터에서 사용하는 파일을 어떻게 관리하느냐에 따라 원할 때 해당 파일을 보다 빠르게 찾을 수 있을 뿐 아니라 업무 진행 내역 등에 대해서도 쉽게 파악할 수 있어 실질적으로 업무 능력 향상에 큰 도움이 된다.

파일 관리의 시작은 파일을 만들 때 시작된다. 즉, 파일의 이름을 어떻게 작명하느냐가 파일관리의 시작인 것이다. XLS, DOC, PPT 등의 각종 파일은 문서를 열어보지 않는 이상 파일의 이름만 보고 그 파일의 내용을 판단할 수 밖에 없다. 그런만큼 파일의 이름을 결정할 때 나만의 정해진 규칙을 정하는 것이 좋다. 그 규칙은 업무 특성과 개인의 성향에 따라 달라질 수 있겠지만 효과적인 방법을 예로 들자면 아래와 같다.

 

날짜_문서주제와요약_Ver숫자.xxx

----------------------

20050412_전략기획실업무보고.doc

2월마케팅팀월별리포트.doc

20050512_경기도채용박람회제안서_Ver1.3.ppt

20050522_CI교체1차회의록.doc

 

나는 이와 같이 맨 앞에 우선 문서의 생성 날짜를 기록한다. 이렇게 해두면 파일 이름만보고 쉽게 해당 파일의 생성 날짜를 확인할 수 있다. 물론 파일은 본래 처음 생성할 때 파일 속성에 날짜가 기록되지만 파일 이름에 표시를 해두면 추후 확인할 때 손쉽고 편하다. 또한 파일을 이름별로 정렬할 때 파일의 생성 날짜를 파일 이름의 첫 부분에 기록해두었기 때문에 순서대로 정렬되어 편하다. 단 날짜를 기록할 때는 반드시 두자리씩 표기해야 한다. 예를 들어 5월1일이라면 0501로 날짜를 표기해야 한다. 물론 굳이 날짜를 표기하지 않아도 되는 파일이라면 날짜는 생략해도 무방하다.

 

날짜 다음에는 파일의 내용에 대한 간단한 요약 단어, 주제어 등을 이용해 기록해둔다. 단 날짜와 구분하기 위해 날짜와 주제어 사이에 "_"를 기록해둔다. 주제어는 너무 길지 않고 간단 명료하게 네이밍한다. 하지만 문서의 핵심 키워드를 포함할 수 있도록 구성해야 하며 경우에 따라 파일 이름이 길어져도 상관없다.

 

마지막으로 해당 문서의 버전을 기록한다. 문서라는 것은 한 번만 수정하고 끝나는 것이 아니라 해당 파일을 회람하며 내용이 추가되기도 하고 삭제, 수정된다. 이렇게 여러 번 변경된 문서를 쉽게 구분하기 위해 맨 끝에 문서의 버전을 표기하면 편하다. "Ver1.0"은 처음 생성한 문서고, 약간의 내용 수정이 가해질 경우에는 "Ver1.1", "Ver1.2".. 등으로 표시한다. 만일 문서의 내용이 크게 변경될 때는 'Ver2.0" 등으로 소수점 앞의 숫자를 변경한다. 문서가 계속 업데이트될 필요가 없는 경우라면 버전은 표기하지 않아도 된다.

 

※ 이런 상식 : 문서의 버전 표기

여러 명이 공동으로 문서를 작성할 때는 파일에 버전을 표기하는 것이 중요하다. 버전을 표기하지 않으면 어떤 문서가 가장 나중에 작성한 것인지 알기가 어려워 자칫 실수로 최근에 작성한 파일을 이전의 파일로 OverWriting할 수 있다. 또 여러 명이 공동으로 문서를 작업한다면 각자가 자신이 작성한 문서는 파일 이름 뒤에 'by이름'으로 구분해두는 것도 좋다. 이렇게 작성한 문서는 최종적으로 나중에 취합해서 정리하고 그 이전까지는 각자 문서 파일 이름을 다르게 저장해서 정리하는 것이 혼란을 최소화할 수 있는 방법이다.

 

파일 관리만큼 중요한 것이 파일을 담아두는 폴더이다. 폴더를 체계적으로 생성해서 폴더의 주제와 분류에 맞게 파일을 담아두어야 파일을 손쉽게 찾을 수 있다. 폴더의 생성과 분류, 구분은 업무 특성과 파일 관리 방법 등에 따라 천차만별이고 그 차이가 크기 때문에 그 규칙을 정하기가 쉽지 않다. 폴더 관리를 효과적으로 하기 위한 네이밍 방법을 알아본다.

 

시간의 흐름에 따라, 업무 프로세스에 따라 순차적으로 파일이 생성되는 경우에는 폴더의 이름에 숫자를 붙여 네이밍을 하는 것이 좋다. 예를 들어, 웹사이트를 기획한다고 하면 아래와 같은 방법으로 폴더를 네이밍하여 파일을 구분해서 저장하는 것이 좋다.

01.사전회의

02.자료수집

03.기획안_설계안

04.스토리보드

05.디자인_개발

06.테스트

 

파일이 많을 경우에는 폴더 안에 서브 폴더를 별도로 생성해서 파일을 2-depth로 관리하는 것도 좋다. 하지만 파일이 많지 않을 경우에는 폴더를 너무 많이 만들어두면 번거로울 수 있으므로 각자의 업무 환경에 맞게 폴더를 운영하도록 하자.

 

폴더를 시간순으로 정렬하는 것도 좋은 방법이다. 날짜를 이용해서 해당 날짜 동안 생성된 파일을 저장하고 분류하면 파일은 시간순으로 정리가 된다. 특히 주기적으로 작성하는 업무보고나 분기결산 자료 등의 경우 이러한 방법으로 정돈하면 원하는 파일을 쉽고 빠르게 찾을 수 있을 것이다.

 

또한 폴더를 생성할 때 폴더 이름 앞에 숫자를 기입함으로써 정렬을 보다 쉽게 할 수 있다. 예를 들어, 시간순으로 폴더를 생성할 때 폴더 이름 앞에 '01', '02' 등의 숫자를 붙여두면 쉽게 구분할 수 있다. 숫자없이 그냥 폴더 이름을 지정하면 쉽게 최근에 작성한 폴더가 무엇인지를 파악하기 어렵다.

 

	2. 파일 안전하게 보관하기

그나마 가장 안전한 데이터 보관 장소는 CD나 DVD이다. 하드디스크는 사실 완벽하지는 않다. CD, DVD에 비해 쉽고 빠르게 파일을 저장할 수는 있지만 하드디스크는 오류가 발생할 확률이 있다. 반면 CD, DVD는 한 번 기록해두면 쉽게 파일에 손상이 발생하지 않는다. 물론 보관은 습기가 없는 곳에 흠집이 나지 않도록 해야 할 것이다. 이러한 저장장치에 앞서 백업한 각종 데이터들을 보관해두면 수 십년의 세월이 지나더라도 비즈니스 문서는 안전할 것이다.

 

최근 하드디스크의 가격이 많이 하락했다. 80GB 하드디스크는 5만원 정도이며 200GB가 8만원 정도에 불과하다. 1GB당 400원 밖에 되지 않는다. 게다가 이러한 하드디스크를 컴퓨터 내부가 아닌 외부에 USB를 이용해 쉽게 연결할 수 있도록 해주는 장치들이 저렴하게 보급되면서 하드디스크가 데이터를 백업하고 보관하는 용도로 각광을 받고 있다.

 

나의 경우에는 약 10개의 하드디스크를 사용하고 있다. 2개는 컴퓨터 내부에 장착되어 있고 나머지 8개는 외장형으로 필요로 할때마다 연결해서 사용한다. 8개의 하드디스크에는 각각 날짜별, 업무 종류별, 문서 포맷별로 파일이 구분되어 정리되어 있다. 파일을 참고할 필요가 있을 때는 USB 외장형 케이스를 이용해서 PC와 연결해서 사용한다. 이렇게 외장형 하드디스크 드라이브를 연결하면 메모리 리더기처럼 새로운 드라이브가 내 컴퓨터에 나타난다.

 

이러한 외장형 하드디스크는 내장형 하드디스크와 마찬가지로 사용할 수 있다. 파일을 복사하거나 저장, 삭제 등을 자유롭게 할 수 있다. 물론 내장형 하드디스크보다는 속도가 느리지만 파일을 수정하거나 복사하는데 느리다고 생각되지 않을만큼 속도가 빠른 편이다.

 

이렇게 파일을 저장할 때 가장 중요한 것은 폴더의 이름이다. 폴더 이름을 통해 어떤 종류의 파일이 저장되었는지 쉽게 파악할 수 있도록 폴더를 구분해둬야 한다. 회사 업무 관련 파일인지 참고 자료인지, 백업 파일인지 등을 폴더를 이용해 적절히 구분한다. 또한 약 6개월이나 1년별로 날짜를 구분해서 폴더를 생성해주는 것이 좋다. 수 년간 파일을 저장하다보면 폴더에 저장된 파일의 숫자가 많아지기 때문에 중간중간 날짜를 이용해서 폴더를 분리해줘야 필요로 하는 파일을 찾을 때 쉽고 빠르다.

 

나는 이러한 방법으로 그간 근무했던 모든 회사에서 작성한 파일들을 저장해두고 있다. 이렇게 저장된 파일은 때때로 업무에 큰 도움을 주곤 한다. 특히 이전 회사에서 작성했던 자료와 그 회사에서의 비즈니스 문서는 기획안이나 제안서를 만들 때 중요한 참고 자료가 되고 있다.

 

파일은 반드시 DOC, PPT, XLS 등의 오피스 문서만 그 대상이 아니다. JPG, MP3, AVI 등의 이미지, 소리, 동영상 등도 그 대상이 될 수 있다. 또한 전자우편 메시지와 아웃룩의 일정, 메모 등도 파일로 저장이 가능하다. 이러한 데이터도 파일로 정리해서 저장하면 나중에 문서를 검색하고 확인할 때 무척 용이하다.

 

※ 이런 상식 : 데이터 저장을 위한 저장장치

데이터를 저장해주는 보조기억장치로서 하드디스크와 CD, DVD 외에 USB 드라이브가 있다. USB 드라이브는 휴대하기 위한 저장장치로 플로피 디스켓을 급속하게 대처하고 있다. 하지만 USB 드라이브는 저장할 수 있는 파일의 용량이 128MB~512MB 정도로 제약이 있다는 것이 단점이다. 그런 이유로 최근에는 USB 드라이브처럼 휴대하면서도 수 십 GB의 데이터를 저장할 수 있는 휴대용 저장장치에 대한 관심이 커져가고 있다. 이러한 휴대용 저장장치는 2인치 미만의 작은 하드디스크가 내장되어 있어 대용량의 파일을 쉽게 휴대할 수 있도록 해주고 있다. 물론 이들 장치는 백업용으로 사용하기에는 적절치 않지만 파일을 이동하기 위한 수단으로는 안성맞춤이다.

 

	3. 파일 검색의 테크닉

하드디스크에 저장된 파일 검색을 효과적으로 하기 위해서는 파일의 이름을 지정할 때 규칙적인 작명법을 이용해야 한다. 특히 문서의 내용을 함축적으로 표현할 수 있는 키워드를 이용해 파일의 이름을 지으면 파일 검색 시에 보다 효과적으로 원하는 데이터를 찾을 수 있다. 윈도우에서 제공하는 파일 검색 기능을 활용해 파일을 찾아보자.

윈도우의 시작 메뉴를 클릭하고 '검색 > 파일 또는 폴더'를 클릭한다. 좌측의 검색창에서 '문서'를 클릭한다. MS워드, 엑셀, 파워포인트 그리고 텍스트 파일과 HTML 문서를 검색범주로 검색을 하게 된다.

 

좌측의 검색조건에서 검색어를 입력하고 검색을 수행하면 파일이름에 포함된 단어를 기준으로 검색이 진행된다. '마지막 수정한 날짜'에 체크를 하면 특정 기간에 수정한 파일만을 검색하게 된다.

 

검색 결과가 우측의 창에 나타난다. 우측에 나타난 검색 파일을 더블클릭하면 해당 파일을 바로 열어볼 수 있다.

 

만일 고급옵션을 이용해 '문서에 들어있는 단어 또는 문장'에 검색어를 기입하면 DOC, XLS, PPT, TXT, HTML 파일 내에 포함된 텍스트를 기준으로 검색이 수행된다. 즉 파일이름이 아닌 문서 내에 포함된 단어를 이용해 검색이 진행된다.

 

검색이 완료되면 검색 결과가 우측에 표시되며 좌측에서 새로운 검색어를 이용해 재검색을 할 수 있다.

 

파일 검색 시에 '문서'가 아닌 '모든 파일 및 폴더'를 선택하면 모든 파일과 모든 폴더를 검색 범주로 검색이 진행된다.

 

DOC, XLS, PPT, TXT, HTML 등의 문서에 포함된 단어와 파일 이름은 물론 다른 파일의 이름을 대상으로 검색이 진행된다. 단, 다른 데이터 파일의 문서 내에 포함된 단어는 검색 범주에 포함되지 않는다. 위 5개의 파일 외에는 파일이름만을 검색 대상으로 한다.

 

검색 후 검색조건은 파일로 저장할 수 있다. 검색결과에 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 '검색 조건 저장'을 클릭한다.

 

앞서 지정한 검색조건을 파일로 저장할 수 있다. 파일이름을 기입하고 '저장'을 클릭한다.

 

추후 같은 조건으로 파일을 검색하고자 할 때 이렇게 저장된 검색 조건 파일을 더블클릭한 후에 '검색'을 실행한다. 검색결과는 같이 저장되지 않으며 검색조건만 저장된다.

 

※ 이런 상식 : 구글 데스크톱 검색 vs 윈도우 검색

윈도우의 검색 기능과 구글의 데스크톱 검색을 비교하면 구글 데스크톱 검색이 검색속도와 대상면에서 압도적인 우위를 차지한다. 구글 데스크톱 검색은 DOC, XLS, PPT, TXT, HTML 외에도 전자우편 메시지와 PDF 등의 문서도 검색범주로 한다. 특히 검색된 결과를 익스플로러를 통해서 미리보기와 함께 출력되어 윈도우 검색보다 쉽고 빠르게 원하는 정보를 찾아볼 수 있다.